Job Description

Arbetsuppgifter Vill du arbeta i en modern och utvecklingsinriktad organisation där samarbete, service och kvalitet står i fokus? Vi söker nu en engagerad administratör med särskilt uppdrag inom schemaplanering till Förskoleförvaltningens administrativa enhet Centrum. Hos oss blir du en del av en stor och centraliserad administrativ organisation med drygt 90 medarbetare, fördelade över fyra stadsområden. Cirka 20 administratörer tillhör den administrativa enheten i centrum. Vi arbetar tillsammans som ett team för att ge ett professionellt, likvärdigt och nära stöd till våra verksamheter. I rollen får du en viktig funktion både som administratör och som stöd i arbetet med schemaplanering. På Förskoleförvaltningen arbetar vi aktivitetsbaserat, vilket innebär att du har möjlighet att välja arbetsplats utifrån dagens uppgifter och behov. Vi erbjuder även god introduktion och möjlighet till kompetensutveckling. Som administratör med inriktning schemaplanering arbetar du nära rektorer, chefer och kollegor inom administrationen. Du är ett viktigt stöd i det dagliga administrativa arbetet och bidrar till att verksamheterna får fungerande administrativa processer och ändamålsenliga scheman. En central del av uppdraget är att arbeta med schemaplanering och schemastöd i Time Care Planering. Det innebär att du stödjer chefer och verksamheter i schemaprocessen, arbetar med schemaunderlag, följer upp och kvalitetssäkrar scheman samt bidrar till att bemanningsbehov och verksamhetens förutsättningar hanteras på ett strukturerat sätt. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att: arbeta med schemaplanering och schemastöd i Time Care Planering stödja chefer och rektorer i schemaprocessen hantera personal- och löneadministration i Personec arbeta med faktura-, inköps- och direktupphandlingsadministration i Proceedo boka konferenser och ge övrigt administrativt stöd bidra till utveckling, kvalitet och likvärdighet i administrativa arbetssätt

Arbetet är varierande och innebär många kontaktytor med chefer, medarbetare och kollegor samt med andra stödfunktioner på förvaltningen. Du arbetar i flera verksamhetssystem, bland annat Time Care Planering, Personec och Proceedo. Kvalifikationer Vi söker dig som har: gymnasieexamen minst 1 års erfarenhet av administrativt arbete i flera IT-system goda kunskaper inom schemaplanering och schemaprocesser minst 1 års erfarenhet av arbete i Time Care Planering minst 1 års erfarenhet av personal- och löneadministration minst 1 års erfarenhet av inköps- och fakturahantering god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du har: eftergymnasial utbildning, gärna inom administration, personal eller lön erfarenhet av Personec och Proceedo erfarenhet av att ge stöd, vägledning eller introduktion till andra i administrativa system eller schemaprocesser

  Personliga kompetenser För att lyckas i rollen behöver du vara serviceinriktad, strukturerad och trygg i administrativa processer. Du har lätt för att samarbeta och trivs med många kontaktytor. Du är noggrann, tar ansvar för dina arbetsuppgifter och har förmåga att prioritera även när flera frågor behöver hanteras samtidigt. Eftersom uppdraget innebär både administrativt stöd och schemastöd behöver du vara pedagogisk och tydlig i din kommunikation. Du har förmåga att förklara arbetssätt, stötta chefer och kollegor samt bidra till lösningar när frågor eller problem uppstår. Vi söker dig som vill bidra till en professionell, likvärdig och utvecklingsinriktad administration som skapar goda förutsättningar för förskolans verksamhet. Välkommen med din ansökan! Intervjuer planeras att genomföras under v.23 och 24.    Övrigt Har du skyddade personuppgifter och vill söka tjänsten? Kontakta Göteborgs Stads växel, Kontaktcenter på telefonnummer 031-365 00 00 och förklara ditt ärende så kopplas du vidare till ansvarig HR-specialist på Enheten för Kompetens och Arbetsmarknad. Fortsätt alltså inte med din ansökan här.  Som anställd i vår förvaltning erbjuds du bland annat friskvårdsbidrag, cykelförmån och medarbetarstöd. I denna rekrytering kommer vi inte att efterfråga ett personligt brev som ansökningshandling. Istället kommer du som söker att svara på ett antal frågor där vi ber dig beskriva din kompetens inom efterfrågat område. Enligt Skollagen ska utdrag ur polisens belastningsregister uppvisas av personer innan de anställs inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg. Detta beställer du på Polisens hemsida. Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp. Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem i enlighet med GDPR. Förskoleförvaltningen använder digital signering av anställningsavtal. För att signera avtalet behöver du BankID eller Freja eID. Om du saknar möjlighet till digital signering erbjuds avtal i pappersform. Om Oss På förskoleförvaltningen ger du barnen möjligheter till en bra framtid. Varje dag! Vi ansvarar för utbildning och omsorg för cirka 25 000 barn i närmare 350 kommunala förskolor. Förvaltningen har omkring 7 000 medarbetare fördelat på cirka 75 yrken. Tillsammans arbetar vi mot samma mål - att utveckla en rolig, trygg och lärorik förskola för alla barn i Göteborg. Läs gärna mer om vårt arbete på vår hemsida: Jobba i förskoleförvaltningen - Göteborgs Stad Välkommen till världens viktigaste jobb!