Job Description

Beskrivning Samhällsbyggnadsförvaltningen i Vänersborgs kommun söker administrativ chef. Förvaltningen har ca 400 medarbetare och ansvarar bland annat för kommunens fastigheter, måltidsproduktion, gator, parker, grönytor, VA och renhållning. Vänersborgs kommunhus söker nu en entusiastisk och självgående administratör till vår reception! I denna roll är du vårt ansikte utåt och spelar en central roll i hur vi bemöter allmänheten. Du kommer att arbeta i en dynamisk och stimulerande miljö där ingen dag är den andra lik. Ditt arbete kommer att innefatta att besvara frågor, hantera inkommande samtal och ge stöd till besökare, vilket kräver både smidighet och en god känsla för service. Vi värdesätter självständighet och flexibilitet, då du förväntas kunna arbeta både självständigt och i team. Din förmåga att kommunicera tydligt och effektivt, både muntligt och skriftligt, kommer att vara avgörande för att skapa positiva upplevelser för besökare. Arbetsuppgifter Som administratör i receptionen inom kommunhuset arbetar du med service och administrativa arbetsuppgifter i vår reception. Serviceuppdraget innebär att du dagligen möter, vägleder och ger service till Vänersborgs kommuninvånare, både vid besök och via telefon. De administrativa arbetsuppgifterna handlar bl.a. om bokningar, lokaler, fakturahantering, post och inkomna handlingar m.m. Ni är administratörer och receptionister som arbetar tätt tillsammans och delar på uppdraget i receptionen.

Kvalifikationer Vi söker dig som har utbildning lägst på gymnasienivå och har tidigare erfarenhet av administrativt arbete som innefattar kundkontakter. Vidareutbildning inom administration är meriterande. Du är engagerad och strukturerad i ditt arbete. Du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har stort intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra. Du samarbetar bra med andra och löser problem på ett konstruktivt sätt.  Du tar ansvar för dina uppgifter och är självgående och noggrann i ditt arbete. Du har mycket god administrativ förmåga och trivs med administrativt arbete. Arbetet i receptionen kräver att du har mycket lätt för att förhålla dig till ändrade omständigheter och är lugn och stabil som person, även i stressiga situationer. Du ska ha mycket god digital kompetens och vana att arbeta i Microsoft 365. Kunskaper i programmet Raindance är meriterande. Då arbetet till stor del innefattar kommunikation och samarbete med kollegor och kommuninvånare, är det ett krav att du kan uttrycka dig väl i svenska språket i såväl tal som skrift. B-körkort är ett krav. Mycket stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Villkor Tjänsten tillsätts under förutsättning att erforderliga beslut fattas. Rekrytering kan komma att påbörjas under ansökningstiden. Om Vänersborgs kommun Som medarbetare i Vänersborgs kommun bidrar du till att göra vardagen enklare för våra 40 000 medborgare i kommunen. I Vänersborgs kommun jobbar 3 600 anställda och vi arbetar för att vara attraktiv och hållbar i alla delar, hela livet. Övrig information Vi ser mångfald som en styrka som berikar vår verksamhet och välkomnar sökande med olika bakgrund. Har du skyddade personuppgifter vänligen kontakta kontaktpersonen för annonsen via telefon och skicka din ansökan via post. Kommunen har gjort aktiva val i denna rekrytering och vill därför inte bli kontaktade med erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp/kompetensförmedling. Kontaktuppgifter till din fackliga organisation hittar du här . I våra fastigheter finns många olika verksamheter som är viktiga för Vänersborgs kommuns invånare, företagare och besökare, tex skolor, förskolor, särskilda boenden, idrotts/fritidsanläggningar och förvaltningsbyggnader. Dessa omfattar drygt hundratal fastigheter, spridda över hela kommunen, på tillsammans ca 280 000 m². Verksamheten ansvarar för förvaltning, drift och service av kommunens fastigheter med lokalvård, förvaltare, vaktmästare, snickare och drifttekniker. Inom Fastighet och service finns även mark- och exploatering, upphandlare, projektledare för ny- och ombyggnation, bab-handläggare samt reception. Energieffektivisering, strategisk lokalförsörjning, interna hyresavtal och driftsekonomi är andra uppdrag som ansvaras för. I verksamheten finns cirka 125 medarbetare och fyra enhetschefer.